Voix de salariés : cadrer un projet de communication institutionnelle

Évaluer le besoin avant de solliciter un salarié

Choisissez d’abord la fonction de la voix institutionnelle : accueillir, expliquer ou représenter un message. Comparez ensuite les solutions possibles, notamment une prestation professionnelle, une participation interne discutée ou un contenu existant dont le cadre est vérifié. Le besoin de communication ne doit pas présumer la participation d’une personne précise.

1. Décrivez les compétences attendues, les supports et les contraintes de continuité du projet.
2. Présentez plusieurs options avec leurs conditions de production et de suivi.
3. Prévoyez un échange individuel et une alternative concrète si la participation interne n’est pas retenue.

Exemple fictif. Une équipe souhaite un accueil téléphonique. Elle compare une prestation externe et la participation proposée par une collègue, sans présenter cette dernière comme une obligation liée à son poste.

Point de vigilance. Le choix opérationnel ne remplace pas l’examen du cadre applicable à la participation d’un salarié.

À rapprocher de : Voix de salariés : cadrer un projet de communication institutionnelle · Préparer une alternative à la participation

Décrire le public et la diffusion

Une vidéo dite interne doit préciser ses destinataires réels. Indiquez les équipes concernées, le lieu d’accès, les possibilités de téléchargement et les réutilisations envisagées. Une diffusion sur un espace de travail et une publication sur un site public doivent apparaître comme deux situations différentes dans le dossier.

1. Rédigez une fiche avec objectif, public, supports et responsable du contenu.
2. Faites préciser qui peut accéder ou transmettre la vidéo dans l’organisation.
3. Préparez une nouvelle revue si une diffusion externe est proposée par la suite.

Exemple fictif. La fiche fictive décrit une présentation destinée aux nouveaux arrivants sur un espace interne. Une demande de publication sur le site de recrutement est ensuite isolée comme changement de contexte à examiner.

Point de vigilance. Le mot « interne » ne suffit pas à établir les personnes qui peuvent réellement consulter ou copier le fichier.

À rapprocher de : Préparer une campagne de recrutement · Revoir les fichiers de formation interne

Clarifier la représentation professionnelle

Une campagne de recrutement doit relier chaque script à ses canaux et à la personne présentée. Faites distinguer témoignage personnel, message institutionnel et texte interprété. Conservez les versions et les décisions relatives aux extraits pour éviter qu’une phrase de présentation soit réutilisée dans un contexte non discuté.

1. Identifiez le script, la fonction annoncée et les supports prévus pour la campagne.
2. Faites relire les passages qui décrivent une expérience ou une promesse liée à l’entreprise.
3. Listez les variantes et les extraits avec leurs destinations avant la production.

Exemple fictif. Une collaboratrice lit un message d’accueil écrit par la communication. La fiche le distingue d’un témoignage spontané et précise les versions destinées au site carrière et à une présentation de recrutement.

Point de vigilance. La participation à un enregistrement ne doit pas être interprétée comme validation de toute campagne future de l’organisation.

À rapprocher de : Présenter une vidéo interne · Organiser la validation des scripts

Relier phrases et versions déployées

Le suivi d’un accueil téléphonique peut tenir dans un tableau de messages. Pour chaque annonce, notez son texte, son fichier, son responsable et une date de revue. Les horaires, contacts et consignes doivent pouvoir être mis à jour sans perdre le lien avec la version installée.

1. Inventoriez accueil principal, attente, fermeture et annonces exceptionnelles réellement utilisés.
2. Attribuez à chaque message un responsable du texte et un responsable de mise en place.
3. Préparez une écoute de contrôle après chaque remplacement et consignez le résultat.

Exemple fictif. Le tableau fictif comporte accueil_v2, fermeture_v1 et conges_v1. Le message de congés possède une date de revue précise ; il n’est pas conservé comme accueil permanent après le retour de l’équipe.

Point de vigilance. La présence d’un fichier dans le dossier ne confirme pas qu’il a été correctement installé sur le système téléphonique.

À rapprocher de : Préparer une version multilingue d'accueil · Clôturer un projet institutionnel

Anticiper les phrases générées

Un assistant conversationnel utilisant une voix associée à l’organisation demande une description des sujets traités et des limites. Précisez les questions qui doivent être reprises par une personne, les réponses à ne pas produire et le responsable de supervision. Ne confondez pas une voix familière avec une personne réellement présente dans l’échange.

1. Définissez le domaine de service et les situations nécessitant une reprise humaine.
2. Faites examiner les données et les opérations nécessaires au projet envisagé.
3. Testez des conversations fictives et documentez les décisions avant une diffusion décidée.

Exemple fictif. L’assistant fictif répond aux questions d’orientation dans les locaux. Une question individuelle sur la rémunération doit être dirigée vers un interlocuteur humain, sans produire une réponse au nom d’une collègue.

Point de vigilance. Ce cadrage ne prouve pas qu’un outil applique automatiquement les limites ni qu’une génération vocale est autorisée.

À rapprocher de : Décrire une génération interactive · Répartir communication et protection des données

Identifier les responsabilités de projet

Répartissez les sujets entre les personnes capables de les examiner. La communication décrit le message et son public ; la production décrit les fichiers et les outils ; le responsable compétent en matière de données examine les traitements envisagés. Gardez un point de coordination pour les questions qui concernent plusieurs rôles.

1. Associez chaque sujet à un interlocuteur : texte, diffusion, accès, conservation et demandes des personnes.
2. Transmettez les informations nécessaires sans distribuer tout le dossier à tous les intervenants.
3. Conservez les décisions et les points restant à examiner avant la production.

Exemple fictif. Dans le schéma fictif, communication prépare le script, production documente l’outil et le référent données examine les informations transmises au fournisseur. Le chef de projet rassemble les questions encore ouvertes.

Point de vigilance. Cette répartition proposée ne désigne pas automatiquement un rôle juridique ni ne démontre la conformité du projet.

À rapprocher de : Décrire les données confiées au fournisseur · Relire une demande de consentement

Maintenir la continuité sans dépendance personnelle

Préparez un parcours de remplacement avant de solliciter une participation interne. L’alternative peut être une autre forme de contenu, une prestation extérieure ou un changement d’organisation à examiner. Elle doit être assez concrète pour que le projet puisse continuer sans faire dépendre sa réussite d’une seule personne.

1. Décrivez l’objectif du message indépendamment du nom de la personne pressentie.
2. Identifiez une solution de remplacement avec son responsable et les décisions nécessaires.
3. Présentez les options sans promettre des conditions internes qui n’ont pas été confirmées.

Exemple fictif. Une équipe prépare une vidéo d’accueil. Si la collègue sollicitée ne souhaite pas enregistrer, le scénario prévoit une narration professionnelle ou un format textuel, avec un point de décision budgétaire identifié.

Point de vigilance. L’existence d’une alternative dans la fiche ne démontre pas à elle seule les conditions réelles de liberté de décision.

À rapprocher de : Choisir une voix institutionnelle · Relire une demande de consentement

Corriger les présentations devenues inexactes

Un changement de poste peut rendre une présentation vocale inexacte sans modifier le fichier lui-même. Inventoriez les contenus qui associent la voix à une fonction, puis examinez leur contexte actuel. Il peut être nécessaire de modifier un titre, une introduction ou un message plutôt que de traiter tous les supports de la même manière.

1. Listez les vidéos, annonces et formations mentionnant le nom ou la fonction concernée.
2. Rattachez chaque contenu à son responsable et à sa version diffusée.
3. Préparez une décision spécifique sur les informations à actualiser et les usages à revoir.

Exemple fictif. Une personne quitte le service clientèle pour une autre équipe. Le message d’accueil qui la présente comme responsable est signalé ; une vidéo datée d’un événement passé reçoit une revue distincte.

Point de vigilance. Le changement de poste ne permet pas de déduire automatiquement le sort de tous les accords ou enregistrements existants.

À rapprocher de : Préparer le départ d'un collaborateur · Revoir les fichiers de formation interne

Revoir usages, accès et contacts

Préparer un départ demande de distinguer les projets déjà décidés des usages nouveaux. Reprenez l’inventaire des contenus, les décisions retrouvées et les interlocuteurs qui assureront le suivi. Le dossier doit permettre d’examiner chaque situation sans affirmer qu’un départ annule ou maintient automatiquement tous les usages.

1. Repérez les contenus actifs, les projets en préparation et les propositions encore non décidées.
2. Faites examiner les points ouverts par les responsables compétents de l’organisation.
3. Préparez les remplacements et les contacts de suivi nécessaires pour les contenus conservés.

Exemple fictif. Une collaboratrice a participé à une formation interne, tandis qu’une publicité est encore proposée. Le dossier traite séparément l’existant et le nouveau projet au lieu de donner un statut commun aux deux.

Point de vigilance. Cette revue ne remplace pas l’examen des documents et règles applicables à la relation de travail.

À rapprocher de : Suivre un changement de poste · Clôturer un projet institutionnel

Éviter une dépendance à un accès personnel

Transférer le suivi d’un compte de production doit passer par les fonctions d’administration réellement disponibles. Identifiez le propriétaire du compte, les projets concernés et les accès à réorganiser. Ne demandez pas de transmettre un mot de passe personnel pour préserver la continuité du projet.

1. Consultez la procédure actuelle de l’outil et désignez un administrateur autorisé.
2. Préparez les invitations, changements de rôle ou transferts proposés par cette procédure.
3. Contrôlez les accès du successeur et les dépendances aux anciens comptes après l’opération.

Exemple fictif. Le compte fictif était utilisé par une personne qui change d’équipe. L’administrateur examine la possibilité de transférer le projet vers un compte professionnel approprié, puis vérifie les accès avec le successeur.

Point de vigilance. Aucune fonction de transfert n’est présumée disponible ; certaines situations nécessitent l’aide du fournisseur ou une autre organisation.

À rapprocher de : Révoquer les accès de production · Préparer la fin d'un outil d'archivage

Empêcher une attribution inattendue de propos

La validation des scripts doit suivre les modifications, pas seulement le premier document. Attribuez une version à chaque texte et identifiez qui le prépare, qui le relit et qui décide de son usage. Une correction introduite après l’enregistrement doit être reliée aux fichiers qui doivent être repris.

1. Conservez le texte initial avec ses commentaires et les décisions reçues.
2. Marquez les changements dans la nouvelle version et demandez la revue adaptée.
3. Reliez chaque fichier enregistré au script réellement lu, puis contrôlez les écarts avant diffusion.

Exemple fictif. Le script S02 modifie les horaires annoncés dans S01. La nouvelle prise porte son propre identifiant ; le suivi signale que l’ancien message doit être remplacé sur le support concerné.

Point de vigilance. Une validation de script ne confirme pas automatiquement l’acceptation du montage, du fichier final ou de tous ses usages.

À rapprocher de : Relier un devis à un script · Organiser un message téléphonique

Rendre le changement d'acteur visible

L’utilisation par une nouvelle filiale doit être décrite comme une nouvelle destination à examiner. Identifiez l’organisation bénéficiaire, le public, les supports et les éventuelles adaptations. Le fait d’appartenir à un même ensemble ne suffit pas à expliquer comment le message sera présenté ou exploité.

1. Comparez le destinataire initial et celui de la nouvelle demande.
2. Décrivez les changements de marque, de langue, de contexte et de diffusion.
3. Rapprochez ces éléments des décisions existantes puis faites traiter les questions ouvertes.

Exemple fictif. Une filiale souhaite utiliser la vidéo d’accueil du siège dans sa campagne locale. Le dossier relève sa marque, son public et les passages à adapter, plutôt que de transmettre directement la version d’origine.

Point de vigilance. Cette grille ne détermine pas les droits entre entités ni la portée des accords de participation.

À rapprocher de : Préparer la décision sur une nouvelle marque · Traiter une nouvelle langue

Décrire traduction et voix employée

Un accueil en plusieurs langues doit relier les textes et les fichiers à des contrôles propres à chaque version. Vérifiez les horaires, noms de services et orientations annoncées dans toutes les langues. La compréhension du texte et l’écoute de la sortie constituent deux étapes distinctes.

1. Faites relire chaque texte cible par une personne désignée pour la langue concernée.
2. Associez les fichiers audio à leur version de script et au message téléphonique correspondant.
3. Écoutez le parcours installé dans chaque langue et consignez les écarts observés.

Exemple fictif. Le menu fictif possède une version française et une version anglaise. Le numéro d’orientation a changé ; l’équipe corrige les deux textes puis contrôle les annonces réellement entendues après installation.

Point de vigilance. Le contrôle de la version principale ne valide pas automatiquement les traductions ni leur installation sur le système.

À rapprocher de : Encadrer une traduction synthétique · Organiser un message téléphonique

Vérifier clarté et compréhension

Relire une demande de consentement commence par vérifier si le projet est compréhensible : qui demande, pour quelles opérations, quels destinataires et quelles évolutions envisagées. Soulignez les termes vagues et les questions de retrait, d’accès ou de conservation à faire examiner. Ne remplacez pas cette revue par une simple case à cocher.

1. Comparez le texte proposé au fonctionnement réel et aux fichiers concernés.
2. Relevez les points que la personne sollicitée ne pourrait pas comprendre sans explication supplémentaire.
3. Transmettez les questions aux responsables compétents avant de finaliser le dispositif du projet.

Exemple fictif. Le formulaire fictif parle seulement « d’utilisation de la voix ». La revue demande de distinguer un enregistrement de formation, une diffusion externe et une éventuelle génération de nouvelles phrases.

Point de vigilance. Cette relecture pédagogique ne valide pas juridiquement le consentement ni le traitement de données envisagé.

À rapprocher de : Répartir communication et protection des données · Préparer une alternative à la participation

Retrouver les décisions et emplacements

La fiche de fin d’un projet institutionnel doit montrer ce qui est effectivement diffusé et ce qui reste à traiter. Conservez les versions, les décisions et les contacts de suivi. Les accès de production, les archives et les contenus publics peuvent nécessiter des actions différentes après la remise finale.

1. Rapprochez les livrables attendus des fichiers remis et des confirmations reçues.
2. Listez les supports encore actifs et les responsables de leur prochaine revue.
3. Attribuez une action aux points ouverts, notamment remplacement, accès ou information à clarifier.

Exemple fictif. La vidéo est publiée sur l’espace interne, mais une ancienne annonce téléphonique reste en place. La fiche clôture la production vidéo et conserve une action distincte pour l’annonce, avec son responsable.

Point de vigilance. Une fiche de clôture ne démontre pas que tous les contenus ont été retirés ou tous les accès fermés.

À rapprocher de : Organiser un message téléphonique · Préparer le départ d'un collaborateur

Éviter une réutilisation sans contexte

Les formations internes évoluent avec les procédures et les fonctions présentées. Comparez les versions du contenu et les finalités prévues avant de réutiliser un ancien enregistrement. Une séquence conçue pour expliquer un outil interne peut nécessiter une autre décision si elle devient une présentation externe.

1. Identifiez la procédure, le script et le fichier correspondant à chaque version de formation.
2. Relevez les passages devenus inexacts et les informations qui exposeraient un contexte interne.
3. Préparez une décision sur la mise à jour, le remplacement ou le changement d’usage.

Exemple fictif. La formation fictive F03 décrit un ancien parcours de connexion. L’équipe marque les séquences à reprendre ; une proposition d’extrait pour le site public est examinée séparément de cette correction pédagogique.

Point de vigilance. La mise à jour technique d’un support ne confirme pas automatiquement un élargissement de son public ou de ses usages.

À rapprocher de : Présenter une vidéo interne · Suivre un changement de poste

Revoir le public visé

Scénario fictif : une entreprise a enregistré une salariée pour présenter un outil aux équipes internes. Le service marketing propose de reprendre sa narration dans une campagne publicitaire destinée à des prospects.

La décision concerne ce changement de contexte commercial. Le dossier initial doit être comparé à la campagne envisagée, avec ses supports, ses messages et la manière dont la personne sera présentée.

1. Retrouver le brief interne et l'information communiquée à la salariée.
2. Préparer une fiche décrivant la publicité, le montage et la période souhaitée.
3. Faire examiner la demande par la personne concernée et les responsables compétents avant toute remise à la régie.

Exemple fictif. La fiche distingue une démonstration interne de cinq minutes et un spot de vingt secondes visant l'acquisition de nouveaux clients.

Point de vigilance. L'appartenance à l'entreprise et la participation à la première vidéo ne permettent pas de présumer une décision sur cette campagne.

À rapprocher de : Voix d'un salarié dans une vidéo publique · Voix de salariés : cadrer un projet de communication institutionnelle

Organiser une alternative de production

Scénario fictif : une salariée sollicitée pour un tutoriel préfère ne pas enregistrer sa voix. Le chef de projet doit pourtant produire le contenu avant une formation. Aucun enregistrement de cette personne n'a encore été réalisé.

La décision consiste à organiser la continuité sans lui demander de justifier publiquement son choix. Le besoin porte sur une narration intelligible, qui peut être préparée autrement.

1. Accueillir la réponse et limiter sa circulation aux personnes qui organisent la production.
2. Examiner une autre personne volontaire, un interprète extérieur ou un format sans narration.
3. Adapter le planning et le brief à la solution choisie, puis informer l'équipe des nouvelles responsabilités.

Exemple fictif. Le tutoriel est livré avec des sous-titres pour la première session ; une narration extérieure est étudiée pour la version suivante.

Point de vigilance. Une solution de continuité ne doit pas consister à réutiliser discrètement d'anciens enregistrements de la salariée ou à imiter sa voix.

À rapprocher de : Message d'accueil d'une entreprise · Voix de salariés : cadrer un projet de communication institutionnelle

Mettre à jour les contenus

Scénario fictif : un porte-parole devient responsable d'un autre service. Son ancienne fonction reste annoncée dans plusieurs contenus, dont un répondeur utilisé quotidiennement et une interview d'archive datée.

1. Identifier les emplacements encore accessibles et leur responsable.
2. Décider séparément des corrections, remplacements ou contextualisations.
3. Conserver les versions précédentes et noter les changements effectivement appliqués.

Exemple fictif. Le répondeur devient prioritaire pour éviter une mauvaise orientation des appels ; l'interview reste soumise à une décision éditoriale distincte.

Point de vigilance. Une correction de titre professionnel ne règle pas toutes les questions relatives à l'usage de la voix ou à la durée de diffusion.

À rapprocher de : Réorganisation et ancienne fonction annoncée · Voix de salariés : cadrer un projet de communication institutionnelle

Préparer une revue de continuité

Scénario fictif : le message téléphonique enregistré par un ancien salarié reste actif après son départ. L'équipe souhaite ajouter de nouveaux horaires en utilisant une synthèse de la même voix, alors qu'aucun projet de ce type n'avait été décrit.

La décision doit séparer le message existant et la production de nouvelles phrases. Une revue de l'ancien usage ne suffit pas à préparer une génération nouvelle.

1. Retrouver le script installé, sa date et les documents du projet initial.
2. Définir le besoin actuel et examiner une nouvelle voix ou un message provisoire.
3. Faire traiter séparément le devenir de l'ancien message et la proposition de synthèse par les responsables compétents.

Exemple fictif. L'entreprise prépare un nouvel accueil avec un prestataire, pendant qu'elle examine les conditions de conservation du message précédent.

Point de vigilance. Le départ du salarié ne permet pas, à lui seul, de déduire les droits applicables ni une autorisation de clonage.

À rapprocher de : Message d'accueil d'une entreprise · Prestataire chargé de messages téléphoniques

Identifier une dépendance technique

Scénario fictif : un modèle utilisé pour des messages d'entreprise a été créé sur le compte personnel d'un chef de projet. Celui-ci change de mission. Le dossier ne précise ni les accès des collègues ni les possibilités de transfert du fournisseur.

La décision consiste à préparer une reprise autorisée et documentée. La transmission du mot de passe personnel ne doit pas devenir le moyen de continuité du projet.

1. Identifier le service, le type de modèle, les personnes concernées et les usages convenus.
2. Examiner les procédures officielles de partage, de reprise ou de nouvelle configuration applicables au compte.
3. Conserver les fichiers et paramètres accessibles de façon autorisée, puis documenter la décision retenue.

Exemple fictif. Le responsable prépare un inventaire et interroge le fournisseur ; aucun transfert du modèle n'est annoncé tant que la procédure reste inconnue.

Point de vigilance. Un dossier VoiceLockr ne crée pas de droit d'accès au compte personnel ni de fonction de migration chez le fournisseur.

À rapprocher de : Export d'un modèle vers un autre service · Une agence partage une voix entre plusieurs comptes

Examiner un nouvel acteur

Scénario fictif : une filiale demande la voix utilisée sur le site de sa maison mère pour ses propres vidéos. Les produits, le public et l'équipe de diffusion diffèrent du premier projet.

La décision porte sur le destinataire concret et le contexte proposé. Le lien capitalistique entre les organisations ne décrit pas à lui seul les usages, les responsables ou les conditions déjà examinés.

1. Identifier la filiale, ses interlocuteurs et les fichiers qu'elle souhaite recevoir.
2. Décrire les messages, supports, langues et périodes de diffusion envisagés.
3. Comparer la demande au dossier initial et faire confirmer les décisions utiles avant transmission.

Exemple fictif. La filiale prépare des vidéos de recrutement dans une autre langue ; la fiche ajoute ce public et cette production au périmètre à examiner.

Point de vigilance. Une validation pour la communication de la maison mère ne permet pas de présumer l'accord pour toutes les entités du groupe.

À rapprocher de : Voix d'un salarié dans une vidéo publique · Voix de salariés : cadrer un projet de communication institutionnelle

Rétablir un contrôle éditorial

Scénario fictif : l'équipe support modifie le texte d'un assistant institutionnel pour annoncer un nouveau délai. Le système génère l'audio immédiatement, mais personne n'a contrôlé la formulation ni la prononciation avant sa mise à disposition.

La décision consiste à définir un circuit de préparation et de validation distinct du simple accès à l'outil. Les rôles doivent couvrir le texte, l'audio et la publication.

1. Identifier qui prépare les informations, qui confirme leur exactitude et qui publie.
2. Associer chaque modification à une version du script et au fichier généré.
3. Faire écouter les changements sensibles et consigner la validation avant mise en service.

Exemple fictif. Le support propose le délai, l'exploitation confirme les conditions, puis la communication contrôle la phrase et la version audio.

Point de vigilance. Disposer d'un accès de génération ne signifie pas être habilité à valider tous les messages institutionnels.

À rapprocher de : Assistant vocal institutionnel · Un assistant génère une phrase non prévue

Clarifier les fichiers et leur finalité

Scénario fictif : un prestataire conserve des annonces téléphoniques remplacées, des rushes et plusieurs dossiers de travail. L'entreprise veut revoir ces fichiers, mais certains restent utiles pour comprendre les livraisons passées.

La décision consiste à distinguer archive utile, copie opérationnelle encore nécessaire et fichiers à traiter selon les règles convenues. Une suppression indistincte pourrait faire perdre des éléments de suivi.

1. Demander un inventaire des catégories de fichiers, finalités, emplacements et accès.
2. Identifier les pièces utiles à conserver et les copies dont la nécessité doit être réexaminée.
3. Faire confirmer les actions autorisées, puis consigner les réponses et contrôles réellement disponibles.

Exemple fictif. Les masters livrés sont distingués des exports temporaires ; la durée et les accès de chaque ensemble sont soumis à revue.

Point de vigilance. Une demande envoyée ne démontre pas sa réalisation ; les conditions de conservation et d'effacement dépendent du dossier et du service.

À rapprocher de : Archivage après fermeture d'un projet · Prestataire chargé de messages téléphoniques

Revoir information et usages

Scénario fictif : une formation enregistrée pour les salariés doit devenir accessible publiquement sur le site de l'entreprise. Elle contient la voix d'une formatrice interne, des exemples clients et des captures de logiciels.

La décision consiste à examiner l'ouverture du contenu à un nouveau public, au-delà de la seule narration. Il faut aussi vérifier les informations visibles, les contributions et les conditions de présentation du module.

1. Retrouver le public et les usages décrits au moment de l'enregistrement.
2. Inventorier les passages, personnes et éléments qui nécessitent une décision complémentaire.
3. Préparer une version destinée au public et faire examiner l'ensemble avant publication.

Exemple fictif. L'équipe remplace un cas client identifiable, revoit la présentation de la formatrice et conserve une liste des décisions encore attendues.

Point de vigilance. La décision concernant la voix ne couvre pas automatiquement les données, images, logiciels ou contributions présents dans la formation.

À rapprocher de : Formation enregistrée par un intervenant · Voix de salariés : cadrer un projet de communication institutionnelle

Préparer une réponse de projet

Scénario fictif : une salariée apprend qu'un outil peut générer de nouveaux messages avec sa voix et craint que des propos lui soient attribués. Elle ne sait pas si l'entreprise utilise déjà cette fonction ou si elle est seulement envisagée.

La décision consiste à établir les opérations réelles et à organiser un échange avec les bons responsables. Il faut distinguer inquiétude, projet proposé et utilisation effectivement constatée.

1. Recueillir les questions concrètes de la personne sans minimiser son inquiétude.
2. Demander au responsable du projet quels fichiers, comptes, générations et diffusions existent.
3. Faire examiner le périmètre, les contrôles et les réponses possibles par les responsables compétents, puis documenter les suites.

Exemple fictif. La fiche marque « fonction proposée par le prestataire » et « aucune génération confirmée dans les pièces disponibles », avec un responsable de vérification.

Point de vigilance. L'absence d'élément retrouvé n'établit pas à elle seule l'absence de tout usage ; aucune conclusion ne doit être inventée.

À rapprocher de : Demande d'arrêt de nouvelles générations · Voix de salariés : cadrer un projet de communication institutionnelle